Q-tips i forbindelse med Regnskap Norge kontroll

Hva bør du forberede før selve kontrollen:

Involver alle i byrået og ta med saksbehandler på oppdraget på selve på oppdragskontrollen
Ha klart 2-3 kunder pr. oppdragsansvarlig som dere tenker kan vises frem på oppdragskontrollen. Dette burde være kunder som representerer kundemassen. Tenke minst en stor kunde hvor det både er kontantsalg, varelager og en uautorisert medarbeider på oppdraget samt en kunde som har negativ EK. Dere vil normalt ikke kunne bestemme hvilke kunder som blir valgt ut, men det kan være en fordel å tenke gjennom allikevel.
Lag byrået sin “Drømmekunde” hvor alt er på plass i god tid før kontrollen og gjør dette til en “mal” for hvordan standarden skal være på alle kunder.
Ha klart en oversikt over evt. MT-meldinger (mistenkelige transaksjoner) som er sendt til Økokrim
Ha klar dokumentasjon på saker som er sendt til hvitvaskingsansvarlig
Ha klart en oversikt over tilgangsstyring/klientdelegeringer i bank (F.eks admin tilgang i Dnb) Sjekk evt. hvor dette ligger i oppdragsstyringssystemet.
Dersom du er alene i byråer må det foreligge en bistandsavtale med et annet byrå - om ikke blir dette en alvorlig mangel og ny begrenset oppfølging
Dersom svakheter ved kundens interne rutiner og eller brudd på lovkrav er tatt opp med kunden – vis eksempel på dokumentasjon til kunden. Ha derfor dette klart før kontrollen med noen eksempler.
Husk på å få med innsendingskvittering i RN skjema både for skattemelding og årsoppgjøret på eget foretak
Ha evt. klart dokumentasjon på et oppdrag som er sagt opp
De spør om dere har innhentet uttalelse fra tidligere regnskapsfører når dere etablerte oppdraget. Sjekk om dette finnes selv om det er gammel kunde.
Legg ut alle oppdaterte rutiner tilgjengelig for alle ansatte og gjerne en dokumentasjon på at rutiner er gjennomgått. Dette inkludere også strategi/kvalitetsstyringsdokument og hvitvaskingsrutiner. Alle disse dokumentene skal gjennomgås med alle i byrået og det er smart å ha en dokumentasjon på at alle ansatte har vært med i et fellesmøte. Dette gjelder også at de ansatte har vært gjennom IKT-rutiner.
Ta en gjennomgang med alle statsautoriserte og gå gjennom kontrollskjema fra RN før kontrollen. Ta 2-3 stikkprøver på hver oppdragsansvarlig (se Qbig mal – stikkprøvekontroll) under oppgave for kvalitetsansvarlig. Det samme gjøres av hvitvaskingsansvarlig (se Qbig mal -stikkprøvekontroll under hvitvaskingsansvarlig)
Ha en liste klar over kunder pr oppdragsansvarlig. Kontrolløren vil normalt velge ut 1-3 kunder pr. oppdragsansvarlig der hvor det er inntil 3 oppdragsansvarlige (OA). Er det flere OA, vil det bli foretatt litt virkårlige stikkprøvekontroller.
Stort fokus på rapportering – anbefalt at man setter opp rapportering på forespørsel, dersom kunden henter ut rapport selv, slik at man ikke blir avhengig av å rapportere til kunden.
Betalingsoppdraget – kan være smart å jobbe for at kunden selv «trykker på» betalingsknappen slik at dere slipper å ha en remmiteringsavtale/betalingsfullmakt. Husk at dersom dere har mulighet til å betale via systemet, må dere ha en betalingsfullmakt med kunden.
Utarbeide en stillingsinstruks på kvalitetsansvarlig og hvitvaskingsansvarlig

NB: Under utfylling av selve kontrollskjema (kilde Regnskap Norge):

Tips til byråene under og etter kontrollen:

Noter alle kommentarer fra kontrolløren under selve kontrollen til hvert punkt. Last ned den innsendte pdf filen og noter kommentarer i dokumentet når dere går gjennom.
Husk å kontrollere og avstemme med kontrolløren total konklusjonen som kontrolløren utarbeider FØR kontrolløren sender den videre til Regnskap Norge (normalt innen 1 uke) Tilbakemeldinger blir normalt kun gitt muntlig.

Kontrolløren har 14 dager på å lage rapporten. Kontrolløren gir normalt beskjed om fristene for når de må ha tilbakemelding før de oversender rapporten til RN. Når kontrolløren har sendt inn oppsummeringsrapport til RN, er prosessen i prinsippet avsluttet, og eventuelle merknader må sendes som formell tilbakemelding til RN. Evt. klage må da sender direkte til RN. Det beste er om kontrollør og byrå avstemmer og ser gjennom rapporten FØR den blir sendt til kontrollutvalget i Regnskap Norge.

Resultater etter kvalitetskontrollen for 2024 (Kilde Regnskap Norge)

Kontrollen er delt inn i to området. Foretakskontroll og oppdragskontroll. I foretakskontrollen gjennomgås byråets overordnede rutiner og overordnet kvalitetsstyring. Andre del av kontrollen består av oppdragskontroll hvor kontrollør plukker ut noen kunder for å gå nærmere inn på hvordan selve oppdragene blir utført og at de blir utført i samsvar med de overordnende rutinene.

Under har vi vist til kontrollutvalget sin virksomhetsrapport for 2024. Vi har klippet ut noen bilder fra rapporten som viser hvilke områder som har flest mangler på foretakskontrollen og oppdragskontrollen. For å se hele rapporten, logg deg inn som medlem søk opp virksomhetsrapport kvalitetskontrollutvalget.

Resultater etter:

Foretakskontrollen

Områder med flest mangler

Det kontrollområdet med flest registrerte mangler er «Oppfølging av hvitvaskingsregelverket», etterfulgt av «Oppdragsansvaret» på andreplass og «Kvalitetsstyring» på tredje.

«Utkontraktering av virksomhet» ligger på syvendeplass i totalt antall mangler, men skiller seg ut ved at hele 38 % av manglene er vurdert som alvorlige. Dette er samme andel som for «Oppfølging av hvitvaskingsregelverket», som har det høyeste antallet alvorlige mangler.

Tabell: Rangering av kontrollområdene, fra flest til færrest registrerte mangler, både totalt og for ordinære kontroller. Tallet til venstre i tabellen henviser til kontrollområde i kontrollskjemaet.

Oppdragskontrollen

Områder med flest mangler

Blant de manglene som avdekkes under oppdragskontrollene er det også her oppfølgingen av hvitvaskingsreglene som utpeker seg negativt.

Dernest følger forhold rundt oppdragsansvaret. Likt med funn fra tidligere år er det svakheter i vurderingen av oppdragsgivers rutiner og internkontrollen på oppdraget som er mest fremtredende, i tillegg til forståelsen av oppdragsgivers virksomhet. Det siste er et nytt krav som kom inn med den gjeldende regnskapsførerloven fra 2023 som kan forklare at ikke alle har det fullt implementert ennå. Dette er uansett sentrale områder som trenger mer oppmerksomhet hos de foretakene som har mangler, som ledd i kvalitetssikringen av oppdraget.

På tredje plass følger kapasitet og kompetanse hvor det i tilfelle er presset kapasitet som er den mangelutløsende faktoren her.

Tabell: Rangering antall mangler per kontrollområde