Funn etter tilsyn og praktiske tiltak

1.   Gjennomgå og oppdater den virksomhetsinnrettede risikovurderingen med gode begrunnelser til satt risiko.

2.   Tilpass hvitvaskingsrutinen til eget byrå – fjern roller som ikke eksisterer

3.   Sørg for at risikoklassifisering av alle kunder er gjort og dokumentert FØR oppdraget starter.

4.   Innhent signert egenerklæring fra oppdragsgiver for PEP-avklaring og reelle rettighetshavere.

5.   Gjennomfør og dokumenter forsterkede kundetiltak der risikoen er klassifisert som høy.

6.   Gjennomfør og dokumenter hvitvaskingsopplæring for ALLE ansatte pluss styret minimum én gang per år eller etter hyppigheten som står beskrevet i anti-hvitvaskingsrutinen.

7.   Følg alltid opp mistenkelige transaksjonsmønstre skriftlig – dokumenter undersøkelsene som er utført på oppdragene.

1.   Gjennomfør og dokumenter ÅRLIG styrebehandling av risikovurdering – inkl. IT-sikkerhet, personvern og hvitvaskingsrisiko.

2.   Vedta skriftlige retningslinjer for ansvarsfordeling der styreleder og daglig leder er samme person. Utarbeid instruks for daglig leder og styrets leder.

3.   Etabler beredskapsplan for langvarig fravær av statsautorisert regnskapsfører – inngå skriftlig avtale med annet foretak.

4.   Sørg for at revisorbekreftelsen på risikostyring formelt behandles i styremøte og protokollføres.

5.   Gjennomfør lovpålagte styremøter og arkiver protokoller (aksjeloven §§ 6-19 og 6-29).

6.   Vedta og følg opp at beredskapsplanen dekker nøkkelpersonell-fravær, brann og kontinuitet – ikke kun IT.

7.   Sørg for at eget årsregnskap og skattemelding leveres innen lovens frister hvert år.

1.   Gjennomfør intern egenevaluering av KS-systemet minimum én gang per år og dokumenter at det er innarbeidet i all virksomhet.

2.   Dokumenter kapasitetsvurdering i Qbig ved vesentlig oppdragsvekst eller personalendringer – og ved ansettelse av ny OA.

3.   Sørg for korrekt timeregistrering for alle ansatte og innleide – innfør som fast månedlig oppgave.

4.   Sikre tilstrekkelig kapasitet og gjennomfør og dokumenter kompetansekartlegging

5.   Besvare egenmeldinger fra Finanstilsynet og Regnskap Norge korrekt og grundig – konsulter ved usikkerhet.

6.   Sørg for at egne frister for årsregnskap og skattemelding overholdes – byrået skal være et godt eksempel.

1.   Gjennomfør overordnet oppdragskontroll (GRFS 5.2) for ALLE oppdrag og dokumenter

2.   Påse at det er gjennomført og dokumentert kundens interne rutiner og forståelse av kundens virksomhet men gode kommentarer.

3.   Gjennomgå ALLE oppdragsavtaler: korrekt OA navngitt, faktiske tjenester, begge parters signatur.

4.   Sørg for at SARF er aktiv, tilgjengelig og faktisk kontrollerer medarbeidernes arbeid samt dokumenterer dette arbeidet.

5.   Ta opp alle vesentlige lovbrudd hos oppdragsgiver skriftlig – aldri kun muntlig

6.   Etabler skriftlig rutine for kommunikasjon med oppdragsgiver – tapt EK, lovbrudd og uregelmessigheter MÅ dokumenteres.

7.   Skriv utfyllende i rutine for oppdragsdokumentasjon hvilke systemer byrået bruker, og hva dere lagrer hvor.

8.   Kontrollér Finanstilsynets virksomhetsregister minst årlig for å verifisere at alle OA har gyldig godkjenning.

9.   Gjennomfør intern egenevaluering av KS-systemet (kvalitetsstyringssystem mål og strategidokument) minimum én gang per år og dokumenter resultatet.

1.   Utvid beredskapsplanen til å dekke ALLE scenarioer: IT-svikt, nøkkelpersonell-fravær, brann, strømbrudd og tap av lokale. Husk å dokumenter testing av beredskapsplanen.

2.   Legg til risikovurderingspunkter for IT-sikkerhet og GDPR/personvern i risikostyrings-dokumentet.

3.   Gjennomfør og dokumenter beredskapsopplæring med dato og deltakerliste

4.   Sjekk at dere har alle avtaler med IKT-leverandører dokumentert.

5.   Sørg for at databehandleravtale foreligger og er korrekt signert av begge parter for ALLE oppdrag.

6.   Gjennomfør risikovurdering av IT-systemer og leverandøravtaler minst én gang per år.

Rapport utarbeidet av Qbig AS  |  Juni 2026

Basert på offentlige tilsynsrapporter fra Finanstilsynet og Regnskap Norge samt erfaringer fra Qbig