Komme i gang med Qbig Mitt Byrå

1.Velkomst epost

Du vil få en epost som administrator

Følg lenken og logg inn med epost adressen du oppgav ved bestilling.

Det vi da komme en Pin kode i innboksen din.

Legg inn pin kode og trykk Logg Inn

2.Selskapsinformasjon - dette gjelder kun administrator. Er du ikke administrator gå til punkt 4

Legg inn org. nummer og trykker på Autofyll.

Selskapsinformasjon vil da fylles inn.

Kryss av for riktige valg.

Trykk ferdig.

3.Roller

Velg Roller ved nedtrekks meny

Inviter medarbeidere og legg til resterende roller

Du må tildele alle 5 rollene før du kommer videre. Det er også mulig å legge til andre personer som ikke har en rolle. F.eks to personer i styret. Bruker vil da ikke få noen rolle men vil ha samme rettigheter som de andre brukerne i Qbig og se alt som ligger i Qbig.

Brukere utover administrator vil bli fakturert pr. bruker

Nå er alle roller tildelt og kan gå vider NESTE

Ny bruker vil få en e-post med egen innlogging.

4.Kom i gang med roller

1. Du vil nå se en oversikt over de Roller du er ansvarlig for. Her er tanken at du går gjennom dine oppgaver som du er tildelt for å planlegge oppgavene for dette året. Trykk på "vurder oppgavene"

2. Her ser du utfyllende informasjon på hver oppgave. Du vil komme tilbake til denne oppgaven senere i hovedmenyen i pkt. 5, så nå er tanken at du leser gjennom og evaluerer sannsynlighet og konsekvens av å ikke ha dette på plass. Vurder sannsynlighet og konsekvens og sett inn en kommentar til risikovurderingen under "Årsak til satt risiko" Planlegg deretter en frist for når du tenker at dette skal komme på plass. (fristen blir automatisk satt til den 20. i mnd men kan endres i etterkant. Trykk "neste oppgave"

3. Gjør det samme på alle oppgavene inntil du er kommet til den siste oppgaven på en Rolle og trykk "ferdig"

4. Gå gjennom alle dine roller og oppgaver på samme måte som ovenfor

Du vil nå komme til Hovedmeny bilde for Ditt byrå. Nå skal du begynne å jobbe med selve oppgavene i detalj 😊

5.Hovedmeny

På «toppen» av «mittbyrå»

1.    Byrået du jobber med (viktig da en kan være bruker i flere byrå)

2.    Roller – Velger hvilken rolle man vil jobbe med

3.    Oversikt over ALLE oppgaver på «mitt byrå»

4.    Oppgave oversikt – med statuser

5.    Total oversikt over alle oppgave risikovurderinger

6.    Tiltak som må iverksettes – lenke direkte til oppgaven

7.    Tilbakemeldinger/ønsker om funksjonalitet

8.     Legg opp nye brukere

9.    Logg ut

Styre rollen

Her velger vi en rolle og for oversikt over denne rollens risiko og oppgaver

1.    Her kan en få en mer utfyllende beskrivelse av rollen

2.    Oversikt over oppgave status

3.    Total oversikt over rollens risiko

4.    Oppgaver som ikke er utført

5.    Oppgaver som er utført

Oppgaver

Alle oppgaver har samme format.

1.    Beskrivelse «hjelpetekst» og «les mer»

2.    Noen oppgaver har en sjekkliste som hjelper deg i og utføre deloppgaver

3.    Lovhenvisning – hvorfor gjør vi denne oppgaven

4.    Hvilken rolle er ansvarlig for oppgaven

5.    Legg inn frister – her kan en legge inn så mange frist en ønsker pr år (*se fig 1)

6.    Last ned «Qbig mal» og rediger til «ditt byrå»

7.    Her legger vi inn risiko – et ny vindu åpnes. (*se fig 2)

8.    Her legger vi inn kommentar til satt risiko. Det skal alltid legges inn en kommentar til risikoen

9.    Legg inn tiltak for oppfølging. Dersom høy risiko skal det alltid legges inn et tiltak. Tiltaket vil være med på å få kontroll og redusere risikoen på denne oppgaven

10.  Last opp rutiner og dokumenter som er relevant for oppgaven

11.  Generelle kommentarer til oppgaven. Kan brukes som intern kommunikasjon

Forfall

Fig 1

1.    Velg hvor ofte oppgaven skal vurderes. Kravet er minimum en gang pr. år men det vil på flere oppgaver være fornuftig å legge inn flere frister pr. år. Trykk på + tegnet for å legge til en ny frist. Fristene som blir lagt inn dette året, vil automatisk blir generert med samme frist 01.01 neste år.

2.    Lagre

Risiko

Fig 2

1.    Skyv bar til sannsynlighet

2.    Skyv bar til konsekvens

3.    Oppgi ALLTID en grunn for valgt risiko

4.    Ferdig

Innstillinger

Her legger vi inn andre medarbeider og legger til Rolle

Legg til ansatt

1.    Rediger roller for «administrator»

2.    Legg til ansatte og tildel roller

a.    Det er mulig å legge til en bruker uten rolle