Frister og rapporter lansert 02.05.24

Qbig har som mål å hjelpe Ditt Byrå med å bli løpende ajour med det overordnede kvalitetsarbeidet til enhver tid.

For å hjelpe deg med dette arbeidet har vi laget frister på hver oppgave til hver rolle. Det vil si at du kan gå inn på din rolle i Qbig å se hvilke oppgaver som ikke er utført og hvilke oppgaver som er utført innenfor de fristene som du har planlagt.

Qbig er bygd opp slik at det er mulig å legge opp flere frister på en oppgave.

Ved hjelp av frister og oppgave status, vil du kunne få en komplett oversikt over hvordan du ligger an med dine oppgaver for å nå målsettingen med å hele tiden være ajour.

Vi vil anbefale at alle med roller i Qbig planlegger det nye året i januar hvert år. Det er en stor og viktig oppgave å være bidragsyter til forsvarlig kvalitetsstyring på overordnet nivå i Ditt Byrå. Ved hjelp av planlegging i Qbig vil du få oversikten over et området, som for mange kan virke uoversiktlig. Derfor er det viktig å bruke Qbig løpende og planlegge arbeidet så tidlig som mulig.

Arbeidsprosess:

Start med å planlegge frister på alle dine oppgaver. Du kan planlegge en eller flere frister, alt ettersom ønsket hyppighet på oppfølgingen av oppgaven. Alle oppgaver skal ha minst en frist da kravet er at alle oppgaver skal utføres minimum en gang pr. år.

01.01. hvert år, vil nye frister genereres på bakgrunn av forrige år.

Det anbefales å planlegge en oppgave for et år av gangen. Det vil si at dersom du starter med planlegging i Qbig 01.08. så planlegger du frister frem til 31.07 året etter.

01. januar vil du da ha planlagt frister for et helt år ettersom du drar med deg fristene fra forrige år over til nytt år 01.01. Du kan når som helst slette en frist og legge til en ny.

Det vil på flere oppgaver være fornuftig å ha flere frister enn kun den lovpålagte. Det er ingen begrensning på hvor mange frister du kan legge på en oppgave.

F.eks vil det for Kvalitetsansvarlig være smart å planlegge flere frister i løpet av et år, på disse oppgavene:

• Kontrollere at det foreligger oppdragsavtaler og fullmakter på kundene
• Utfører stikkprøvekontroll på oppdrag og rapportere til daglig leder

For å planlegge frister, gjør følgende:

1. Gå inn på oppgaven og trykk på + tegnet under Frist

2. Trykk på kalender ikonet og velg frist for når du skal ha denne oppgaven ferdig og trykk lagre

3. Du får nå en dato for når oppgaven skal være ferdig, her kan du velge status for oppgaven. Status på fristen endrer du løpende ettersom du jobber deg gjennom oppgaven

4. Legg opp så mange frister som du har behov for. Husk at det kan være en stor fordel å ha flere en en frist pr. år på enkelte oppgaver

5. Kjør samme prosess med frister på alle oppgavene som tilhører din rolle

Under "Ikke utførte oppgaver" ser dere alle oppgaver som har status "ikke startet", "under arbeid" og "på vent" Oppgaver uten frist, vil også ligge her

Under "Fullførte oppgaver" ligger alle oppgaver som har status "ferdig"

For å se statusrapport for frister for en spesiell måned, velger du måned (se pil på bilde under)

Oversiktsbilde gir deg status på hvilke frister du har lagt på oppgavene til og med den valgte måneden. Oppgaver som ikke har frist innen denne måneden vises ikke. Dersom du ønsker å se alle oppgavene trykker du "X"

NB: Noen endringer som er viktig å ta hensyn til når nye frister ble lansert 02.05.24 (Gjelder kun brukere som har planlagt oppgaver med frister før 02.05.2024) :

• Når de nye fristene blir lansert kan statusene på fristene som allerede er lagt opp endre seg. For eksempel kan en status som er satt til "Under arbeid" bli satt til "Ikke startet" etter lansering. Sjekk over alle fristene i firmaet ditt neste gang du er inne.
• Noen frister kan få status "forfalt". Denne statusen er ikke lengre i bruk. Da er det bare å endre statusen til noen annet, så blir de aldri satt til forfalt igjen.

Det er nå mulig å lage egne spesialtilpasset rapporter. Dette kan være aktuelt der hvor man ønsker å rapportere til f.eks styret eller daglig leder på sine egen oppgaver.

Eksempler på dette kan være:

• Kvalitetsansvarlig skal rapportere til daglig leder etter stikkprøvekontroll av oppdragsansvarlig
• Hvitvaskingsansvarlig skal rapportere til styret etter stikkprøvekontroll av oppdrag

Rapportering utføres slik:

1. Stå på oversiktsbilde til byrået
2. Trykk på "Generer rapport"

3. Velg hvilken rolle, oppgaver og vedlegg du ønsker å rapportere
4. Skriv inn navnet på rapporten din
5. Generer rapport

4. Rapporten genereres som en pdf og bli lastet ned på din PC (ofte under nedlastinger)
5. Hent opp rapporten og send den til rette vedkommende og eller legg den inn direkte på oppgaven i Qbig slik at f.eks Styret kan finne den her.