Frister og løpene ajourhold

Qbig har som mål å hjelpe Ditt Byrå med å bli løpende ajour med det overordnede kvalitetsarbeidet til enhver tid.

For å hjelpe deg med dette arbeidet har vi laget frister på hver oppgave til hver rolle. Det vil si at du kan gå inn på din rolle i Qbig å se hvilke oppgaver som ikke er utført og hvilke oppgaver som er utført innenfor de fristene som du har planlagt.

Qbig er bygd opp slik at det er mulig å legge opp flere frister på en oppgave.

Ved hjelp av frister og oppgave status, vil du kunne få en komplett oversikt over hvordan du ligger an med dine oppgaver for å nå målsettingen med å hele tiden være ajour.

Vi vil anbefale at alle med roller i Qbig planlegger det nye året i januar hvert år. Det er en stor og viktig oppgave å være bidragsyter til forsvarlig kvalitetsstyring på overordnet nivå i Ditt Byrå. Ved hjelp av planlegging i Qbig vil du få oversikten over et området, som for mange kan virke uoversiktlig. Derfor er det viktig å bruke Qbig løpende og planlegge arbeidet så tidlig som mulig.

Arbeidsprosess:

Start med å planlegge frister på alle dine oppgaver. Du kan planlegge en eller flere frister, alt ettersom ønsket hyppighet på oppfølgingen av oppgaven. Alle oppgaver skal ha minst en frist da kravet er at alle oppgaver skal utføres minimum en gang pr. år.

01.01. hvert år, vil nye frister genereres på bakgrunn av forrige år.

Det vil på flere oppgaver være fornuftig å ha flere frister enn kun den lovpålagte. Det er ingen begrensning på hvor mange frister du kan legge på en oppgave.

F.eks vil det for Kvalitetsansvarlig være smart å planlegge flere frister i løpet av et år, på disse oppgavene:

• Kontrollere at det foreligger oppdragsavtaler og fullmakter på kundene
• Utfører stikkprøvekontroll på oppdrag og rapportere til daglig leder

For å planlegge frister, gjør følgende:

1. Gå inn på oppgaven og trykk på + tegnet under Frist

2. Trykk på kalenderikonet og velg frist for når du skal ha denne oppgaven ferdig og trykk lagre

3. Du får nå en dato for når oppgaven skal være ferdig, her kan du velge status for oppgaven. Status på fristen endrer du løpende ettersom du jobber deg gjennom oppgaven

4. Legg opp så mange frister som du har behov for. Husk at det kan være en stor fordel å ha flere en en frist pr. år på enkelte oppgaver

5. Kjør samme prosess med frister på alle oppgavene som tilhører din rolle

Under "Ikke utførte oppgaver" ser dere alle oppgaver som har status "ikke startet", "under arbeid" og "på vent" Oppgaver uten frist, vil også ligge her

Under "Fullførte oppgaver" ligger alle oppgaver som har status "ferdig"

For å se statusrapport for frister for en spesiell måned, velger du måned (se pil på bilde under)

Oversiktsbilde gir deg status på hvilke frister du har lagt på oppgavene til og med den valgte måneden. Oppgaver som ikke har frist innen denne måneden vises ikke. Dersom du ønsker å se alle oppgavene trykker du "X"